Qual a importância dos stakeholders para uma empresa? Uma vez que o plano de negócios tenha sido feito, é importante lembrar que as diferentes partes interessadas na organização têm opiniões diferentes sobre o projeto. Essas opiniões podem ser de apoio ou de oposição direta.
Agora é o momento de transmitir estas opiniões, através de discussões, e este pode ser um momento em que as coisas terão que ser ditas.
O que são stakeholders e qual a sua importância na organização?
Se as partes interessadas envolvidas são partes interessadas, elas são importantes, e é essencial que elas estejam envolvidas nas discussões. Se as partes interessadas não estiverem envolvidas, então as decisões não terão que ser tomadas, e o projeto ou será concluído sem problemas significativos ou se desmoronará.
Mas não são apenas as partes interessadas que são importantes. É também a equipe. Muitas pessoas tomarão partido e tomarão as decisões que acharem que são melhores para o projeto.
Se não forem tomadas com base nas necessidades das partes interessadas, podem sair do campo da esquerda, causando discórdia ou confusão, ou podem se tornar um ponto de atrito que não se resolve.
É por isso que é tão importante ser aberto e claro para os stakeholders, e envolver a equipe. Ao envolver todos os membros da equipe, o projeto chega ao cerne do que o projeto precisa para ter sucesso. Aqui estão seis maneiras pelas quais eles podem ajudar.
Qual a importância dos stakeholders para uma empresa?
1. Eles estão confiantes no processo de tomada de decisão
As partes interessadas querem clareza sobre o que está acontecendo. Eles querem sentir que têm uma palavra a dizer sobre o que está acontecendo, e que suas opiniões são importantes.
As partes interessadas procuram ver o raciocínio por trás das decisões, e querem saber por que as coisas estão acontecendo.
Há algumas diretrizes que são úteis aqui. É importante que as partes interessadas tenham tido contribuições e é fundamental que as partes interessadas possam falar abertamente sobre o que elas sentem.
E como gerente de projeto, você é a primeira linha de defesa para ajudar a resolver as questões.
A maneira mais fácil de fazer isso é ver se o processo de tomada de decisão é simples e inclusivo. Se as pessoas puderem expressar suas opiniões, então todos sentirão que têm sua contribuição e que o projeto está progredindo.
2. Eles podem contribuir de forma significativa
As partes interessadas procurarão causar um impacto. O impacto será na forma de resolver um problema ou criar uma solução.
Para poder causar um impacto significativo, as partes interessadas precisarão ser capazes de explicar qual é o problema, ou qual será a solução para o problema.
Eles também precisarão mostrar que compreendem o projeto, e serão capazes de ajudá-lo a tomar decisões.
Um líder de projeto deve ser capaz de dar a eles uma oportunidade de contribuir. A melhor maneira de fazer isso é simplesmente estar disponível.
Se o membro da equipe estiver fora de um projeto, então permita que eles entrem e participem de reuniões de grupo, e os tenha presentes e participem de qualquer papel.
Se o membro da equipe estiver no escritório, e você estiver tomando decisões, então esteja preparado para pedir feedback. A melhor maneira de conseguir isso é ser acessível e ser claro sobre o que está em jogo e o resultado que eles estão procurando.
3. Eles estão confortáveis com a ambiguidade
Se você já decidiu qual será a solução, então você tem um problema. Como gerente de projeto, você é quem tem autoridade para dizer sim, e para dizer não. Se você decidir que algo não é possível, então a equipe não será capaz de implementá-lo.
Eles não serão capazes de avançar com o projeto, ou ele poderá causar uma grande quantidade de danos ao resto do projeto.
A solução pode ser simplesmente estar disposto a aceitar a situação. Deixe as partes interessadas saberem que o gerente do projeto está analisando o escopo do projeto e as opções disponíveis, e que as partes interessadas terão uma voz no que o projeto parece.
Deixe-os saber que o projeto é uma prioridade e que a equipe do projeto está fazendo uma chamada final.
Você quer que as partes interessadas sintam que são ouvidas e compreendidas, e se elas tiverem uma preocupação com o futuro do projeto, então você pode tomar uma decisão com base em quais são as necessidades do projeto.
As partes interessadas entenderão que existem opções e poderão contribuir de forma significativa.
4. Eles são objetivas e racionais
As partes interessadas não são gerentes de projetos, nem estão qualificadas para liderar outras partes interessadas. É importante que eles não tenham preconceitos sobre o projeto, ou sobre a equipe, nem podem lhe dizer como fazer seu trabalho.
Você precisa usar os dados para tomar decisões, e a melhor maneira de fazer isso é fazer com que sua equipe responsabilize as partes interessadas pelas métricas que você tenha decidido.
Se você estiver trabalhando em um prazo, você precisará estar aberto a uma resposta que não se encaixe em seu plano. Se for a parte interessada que não for capaz de oferecer uma solução precisa, você precisará escolher a melhor decisão para seguir em frente.
A maneira de fazer isso é ser objetivo. Como líder, é seu trabalho determinar o melhor curso de ação, não ser influenciado por pessoas que você pode conhecer, mas não conhece bem.
5. Eles respeitam o tempo das partes interessadas
Os riscos são altos. Você está fazendo um grande projeto e precisa ter certeza de que a parte interessada compreenda a importância do projeto.
Para que eles sintam que estão contribuindo de forma significativa, certifique-se de que eles entendam o quanto é importante para você.
Se eles sentirem que estão sendo ignorados, então isso será interpretado como desrespeito.
Em vez disso, certifique-se de que eles saibam como contribuir de maneira apropriada e mantenha suas expectativas alinhadas.
A parte interessada está lá para oferecer uma opinião, não para ser seu gerente de projeto. Mantenha-os envolvidos, e você verá que isso será muito mais suave.
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6. Eles escutam e empatizam
A melhor maneira de manter a parte interessada do lado de fora é certificar-se de ouvir suas ideias.
Eles não estão trazendo uma proposta, mas sim um desejo de contribuir e ter uma palavra a dizer no projeto.
Não se limitem a saltar na sugestão deles. Eles não estão qualificados para ter todas as respostas. Ao invés disso, você precisa ter empatia com eles.
Lembre-os de que você está tentando criar uma solução e explique a maneira como você criou a solução.
Então, esteja aberto a qualquer feedback que eles possam fornecer.
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Conclusão
A maneira de obter o melhor de suas partes interessadas é garantir que você as aprecie. Eles estão entusiasmados com o projeto e estão dispostos a trazer suas ideias para a mesa.
Como líder, seu trabalho é certificar-se de que as partes interessadas compreendam seu papel no projeto e seu lugar no panorama geral.
Embora haja muitas coisas que você pode fazer para ter certeza de que está mantendo suas partes interessadas do lado de fora, a chave é ouvir.
Seu trabalho é manter as partes interessadas do lado de fora e assegurar que elas sejam incluídas no processo de tomada de decisão.