O mundo digital do trabalho mudou os processos de trabalho das pequenas, grandes e médias empresas. Hoje, grande parte da comunicação e da troca de dados e informações ocorre eletronicamente.
De muitas maneiras, você pode economizar muito tempo – o deslocamento se tornou mais rápido e eficiente. A cultura da equipe dentro de uma empresa também veio à tona.
Algumas empresas estão até optando pelo “escritório sem papel” e estão evitando deliberadamente o acúmulo de documentos e registros antiquados. No entanto, isso cria desafios completamente novos: como classificar e organizar documentos digitais e garantir que todas as informações disponíveis possam ser acessadas rapidamente a qualquer momento?
Novos desafios através de documentos digitais
Ao trabalhar com documentos digitais de qualquer tipo, há sempre o perigo de que muitos formatos diferentes sejam usados ou informações sejam perdidas. Mas como você evita esse caos de dados, especialmente quando há uma grande inundação de dados?
Fale sobre você pode facilitar o trabalho dos funcionários e, ao mesmo tempo, promover o trabalho em equipe? Isso só pode ser alcançado através de um arquivamento de dados adequado.
Não só os escritórios e autoridades, mas também as áreas do setor da saúde e os colaboradores de RH da área de recursos humanos são confrontados com a tarefa de ter de trabalhar cada vez com mais eficiência e rapidez – por isso, estão cada vez mais a mudar para ficheiros digitais. Isso, por sua vez, tem o pré-requisito de que o arquivamento de dados sensato e legalmente compatível ocorra.
O arquivamento digital de longo prazo como base do mundo do trabalho moderno
Tanto a comunicação interna (messenger, e-mail, intranet ou groupware) quanto a comunicação com clientes e parceiros de negócios estão se tornando cada vez mais inteligentes e móveis hoje. Isso significa que o arquivamento digital de longo prazo deve estar disponível.
Esse arquivamento de longo prazo é a base do trabalho em equipe bem-sucedido, como é mantido em todas as empresas modernas hoje. O trabalho em equipe deve estabelecer um processo uniforme como base que garanta a transferência e recuperação de dados e informações digitais.
Você também precisa atender a certos requisitos legais, por um lado, e observar os requisitos de acessibilidade, por outro, se você mergulhar completamente nos processos de trabalho digitais.
Vantagens de implementar um arquivo digital de longo prazo com PDF/A
Para tornar os processos de trabalho descomplicados e eficientes, especialmente em empresas de médio porte, a troca de informações na forma de vários documentos, anexos e formatos de arquivo deve ser regulada de maneira otimizada.
Seja entre clientes, fornecedores, colegas ou equipes: É importante que a comunicação decorra sem problemas e que todos os documentos, anexos e formatos de ficheiros possam ser trocados, abertos e arquivados sem problemas.
Um arquivo de longo prazo com PDF/A é importante para todas as grandes empresas . Isso significa: Todas as informações e documentos digitais podem ser rapidamente encontrados, trocados e disponibilizados para outros membros da equipe – sem que os documentos desapareçam, as coisas sejam irrevogavelmente alteradas ou os formatos não possam ser abertos.
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